Чем руководствоваться организации при внедрении электронного документооборота

Гибкий подход к внедрению помогает находить оптимальный для заказчика баланс между сокращением затрат и достижением результата

Чтобы эффективно решать задачи бизнеса, ECM-система должна максимально соответствовать потребностям предприятия — быть настроена под его текущие процессы. Грамотная организация проекта внедрения специалистами DIRECTUM и партнеров обеспечивает получение гарантированного эффекта в установленные сроки.

Основные принципы успешного внедрения

  1. Активное участие руководства заказчика
  2. Формирование целей и этапов проекта и безусловное следование им
  3. Выделение ключевого персонала заказчика
  4. Разумная адаптация системы к действующим бизнес-процессам

Этапы проекта

  • Консалтинг
  • Адаптация
  • Обучение
  • Эксплуатация
  1. Изучаем ваши процессы
  2. Находим «узкие места»
  3. Предлагаем пути оптимизации
  4. Готовим документацию
  1. Устанавливаем систему
  2. Настраиваем и адаптируем
  3. Запускаем тестовую эксплуатацию
  4. Готовим сопроводительную документацию
  1. Обучаем ведущих пользователей
  2. Обучаем администраторов и разработчиков
  3. Проводим семинары для рядовых пользователей
  1. Проводим опытную эксплуатацию
  2. Вносим изменения по пожеланиям пользователей
  3. Переводим в промышленную эксплуатацию
  • Максимальное
  • Сокращённое
  • Самостоятельное

Применяется на сложных проектах с множеством бизнес-процессов и подключением большого числа пользователей. Бо́льшая часть работ выполняется специалистами исполнителя: вендора или партнёра.

Максимальное внедрение гарантирует успех проекта и оптимальный результат использования благодаря богатому опыту экспертов DIRECTUM в организации электронного документооборота и управления процессами.

Система, как правило, максимально адаптируется под требования и бизнес-процессы заказчика.

Каскадное максимальное внедрение

Разновидность максимального внедрения. Осуществляется по полному циклу:

  • исследование
  • проектирование
  • модификация
  • тестирование
  • опытная эксплуатация

Предполагает детальное проектирование работы системы и последующий контроль всего хода работ на соответствие проектным решениям. Чем руководствоваться организации при внедрении электронного документооборота

Итерационное максимальное внедрение

Другая разновидность максимального внедрения, построенная на принципах Agile и Scrum. Лучше адаптировано под ситуацию, когда изначально у заказчика нет четких требований к системе. При меньшем формализме в процедурах гарантирует оптимальный результат за вложенные деньги.

Работы (проектирование, модификации, тестирование) выполняются циклично, короткими итерациями, результат предоставляется заказчику частями, и требования уточняются в ходе проекта.

Отличия от каскадного внедрения

  1. Активное участие руководства и специалистов заказчика на всем протяжении проекта внедрения
  2. Более высокие требования к компетенции IT-специалистов заказчика

Чем руководствоваться организации при внедрении электронного документооборота

Бизнес-консалтинг

Важный этап максимального внедрения. Оптимизация бизнес-процессов в сочетании с автоматизацией дают двойной эффект.

В отличие от чисто консалтинговых компаний, DIRECTUM предлагает заказчикам реально работающие решения, которые не остаются на уровне большого отчета с рекомендациями. Таким образом достигается ощутимый результат с точки зрения практики бизнеса. А разработанные регламенты закрепляются в ECM-системе и становятся неотъемлемой частью текущей деятельности компании-заказчика.

Выбирается при ограниченном бюджете и готовности заказчика адаптировать бизнес-процессы под особенности ECM-системы «из коробки».

За основу берется максимальное внедрение, но исключаются некоторые его этапы и процедуры:

  • Делается упор на использование стандартной функциональности системы при минимальной модификации
  • Вместо исследования и детального проектирования применяется менее трудоемкий GAP-анализ
  • Вместо тестовой эксплуатации проводятся промежуточные демонстрации продукта
  • Отсутствует детальное проектирование

Основная часть работ по внедрению выполняется заказчиком самостоятельно. Вендор или партнёр проводит обучение прикладного администратора и ежемесячный мониторинг внедрения, настройки и использования системы.

Самостоятельное внедрение возможно при наличии у заказчика собственной сильной высококвалифицированной команды внедрения с полным пониманием требований к будущей ECM-системе:

  • Руководителя проекта
  • Бизнес-аналитиков
  • Системных администраторов
  • Программистов

Услуги при самостоятельном внедрении DirtectumRX

Для тех, кто уже сформировал понимание требований к будущей системе, предлагаем несколько вариантов поддержки при внедрении DirectumRX:

  • первичная настройка;
  • обучение пользователей;
  • подписка на сопровождение.

Подробнее

Сравнить все варианты Скрыть сравнение

Внедрение специалистами и партнёрами DIRECTUM — гарантия качества

Источник: https://www.directum.ru/implementation

Этапы внедрения электронного документооборота

30.05.2017

Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций.

Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения.

И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.

Чем руководствоваться организации при внедрении электронного документооборота

Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот

В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня. В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом. И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает извечную проблему «разбросанности» данных, когда исходники документа хранятся на рабочем компьютере юриста, бумажные версии счетов и актов — в финансовом отделе, а все комментарии и замечания к договорам и сопроводительным документам рассредоточены по электронным ящикам сотрудников. Такое положение дел противоречит всем стандартам IT-безопасности. СЭД же обеспечивает общий доступ к документам для всех вовлечённых в процесс их формирования, согласования и исполнения сотрудников с учётом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.

Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:

  • сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
  • ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60%;
  • в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
  • улучшить контроль исполнительской дисциплины;
  • сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
  • упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.

Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД — это мнимая сложность перехода.

На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы.

Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.

Чем руководствоваться организации при внедрении электронного документооборота

1) Постановка целей и задач автоматизации

Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.

2) Предпроектное обследование

Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:

  • провести ревизию документов;
  • изучить регламенты работы с ними;
  • обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
  • изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
  • обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
  • изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
  • выявить ключевые требования корпоративной среды;
  • оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
  • исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
  • изучить процессы передачи документов в архив;
  • выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.

Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.

3) Оптимизация делопроизводственных процессов

Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД.

Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности.

При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.

4) Разработка проекта автоматизации документооборота

Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения.

Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным.

По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).

5) Кастомизация типовой конфигурации

Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.

6) Этап внедрения СЭД

Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

  • по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
  • по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).
  • Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.
  • В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.

7) Создание электронного архива

Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.

8) Интеграция с другими системами

Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.

9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств

Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.

На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).

10) Контроль соблюдения регламентированных процедур

Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы.

Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе.

На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.

Услуги автоматизации документооборота в ЦФО

В зависимости от масштабов предприятия и сложности его бизнес-процессов внедрение СЭД может занимать от 3 до 6 месяцев. При этом скорость и качество работ по автоматизации документооборота на 99,9% зависят от профессионализма компании-партнёра.

В Центральном регионе России за квалифицированной помощью во внедрении СЭД вы можете обратиться в ГК «СофтЭксперт». Мы занимаемся автоматизацией управленческих и учётных процессов с 1999 года, имеем статусы «Золотого партнёра ЭОС» и «Центра компетенций по документообороту фирмы 1С».

На счету ГК «СофтЭксперт» более 80 успешных проектов автоматизации документооборота на предприятиях самых разных отраслей промышленности.

Звоните! Все консультации бесплатны.

Источник: https://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8561/

Обзор систем электронного документооборота

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

Читайте также:  Учет доходов от выполнения работ с длительным циклом

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Внедрение СЭД.Опыт внедрения системы электронного документооборота в компании

4

Особенности и уникальность проекта

В ходе реализации проекта была автоматизирована деятельность обособленного подразделения «Зарубежнефть-добыча Харьяга», а также удаленных рабочих мест – без очного присутствия на рабочих местах. Особенность проекта еще и в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга.

Обучение, консультирование и поддержка сотрудников предприятия осуществлялась полностью удаленно с помощью видеосвязи, что позволило сократить затраты на реализацию проекта, не повлияв на качество оказанных услуг.

Возможности системы позволили решить вопросы автоматизации трудоемких повторяющихся операций, оперативности и прозрачности получаемой отчетности, создания единого информационного пространства в компании. Система работает с входящими и исходящими документами, с организационно-распорядительной документацией, с закупочной и договорной документацией.

Для руководителей разработан персональный интерфейс, который позволяет оптимизировать работу с поступающими задачами и документами, а также оперативно контролировать работу сотрудников. В интерфесе доработана форма «Задачи мне». При создании подзадачи на основании собственной задачи, созданная подзадача отображается на форме.

Одна из особенностей проекта в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга

Реализована группировка задач по типам (исполнение, согласование), добавлено цветовой отображение новой поступившей задачи, а также префикс «Новая!». На форме задачи добавлены активные ссылки на связанные документы, на визы по документу. Доработана вкладка «Отчет о выполнении поручения» на форме задачи с возможностью сохранения хода исполнения поручения.

Кроме того, при создании системы были сделаны следующие доработки решения «1С:Документооборот»:

  1.  Доработка журнала регистрации договоров (универсальный отчет).
  2.  Разработан отчет «На контроле ЗНДХ» и «Отчет по выполненным поручениям» по контрольным поручениям генерального директора на основании документов.
  3.  Доработан механизм контроля исполнения поручений. Если ответственный исполнитель выполняет своё поручение и оно снимается с контроля, то у соисполнителей поручение автоматически завершается.
  4.  Разработан отчет о выполнении контрольных поручений от генерального директора для заместителей генерального директора.
  5.  Доработана команда «Вопросы деятельности». Если настройка установлена, то в разделе Нормативно-справочная информация появится команда «Вопросы деятельности», в документах появится поле «Вопрос деятельности».
  6.  Доработан лист согласования для внутренних и исходящих документов.
  7.  Разработан отчет о средней длительности согласования. Отчет формируется за заданный период, позволяет настраивать иерархию вывода информации и менять уровень группировки от заместителя генерального директора до сотрудников отдела.
  8.  В печатной форме протокола совещаний добавлена возможность вывода строки «Отметили».
  9.  В печатной форме протокола добавлено автоматическое заполнение регистрационного номера и даты из связанного внутреннего документа, а так же автоматическое заполнение реквизитов «Номер протокола» и «Дата протокола» в карточке мероприятия.
  10.  Доработана форма задач не принятых к исполнению. Добавлено отображение у исполнителя задач по делегированию полномочий. Форма позволяет посмотреть задачи, приходящие на роль или на конкретного исполнителя.
  11.  Доработана форма «Дела (тома)». Реализовано создание связи с внутренними документами с помощью реквизита «Дела постоянного хранения». Дела закрываются автоматически после согласования связанного документа.
  12.  Разработаны всплывающие окна о поступлении новых задач.
  13.  Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для заявки на закупку.
  14.  Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для дополнительного соглашения и договора.

Источник: https://consulting.1c.ru/cases/59257.html

Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса

На сегодняшний день, в период становления инновационной информационно-ориентированной экономики информационные технологии играют ключевую роль в развитии бизнеса.

Любое увеличивающееся предприятие сталкивается с необходимостью организации системы документооборота, с увеличением количества документов возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный формат. Так формируется понятие системы электронного документооборота.

  • Для определения предпосылок и этапов внедрения систем электронного документооборота следует рассмотреть основные понятия, связанные с электронным документооборотом.
  • Система электронного документооборота(СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.
  • Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а также комплекс работ с документами.
  • Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов, представленных в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
  • Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, реквизит ЭД, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документообороте с момента формирования электронной цифровой подписи и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП.
  • При внедрении СЭД предприятие стремится:
  • Обеспечить эффективное управление и прозрачность деятельности организации;
  • Накапливать информацию, управлять данными и регламентировать доступ;
  • Формализовать деятельность каждого сотрудника;
  • Оптимизировать бизнес-процессы.
  • Экономить ресурсы путем сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Поэтому можно выделить следующие предпосылки СЭД:

  • необходимо автоматизировать административный аппарат управления организацией;
  • необходимо управлять потоками работ;
  • необходимы средства поиска информации;
  • требуется обеспечить безопасность данных;
  • проблема наличия бумажного архива большого объема;
  • существуют электронные системы, с которыми возможна интеграция;
  • необходимость соответствия международным, государственным и отраслевым стандартам;
  • проблема наличия территориально-удаленных подразделений.

Проводя анализ рынка СЭД, можно сделать вывод, что с увеличением внутрикорпоративной информации, все более очевидной становится неэффективность обмена традиционными бумажными документами. Данная тенденция проявилась с начала 90-х годов ХХ века. Тогда организации целого ряда стран начали активный переход на безбумажный документооборот.

Читайте также:  Государственный и муниципальный контракт

Так, в 2000 году рост мирового рынка СЭД достиг темпа в 88% в год. Развитие Интернет-технологий во всем мире, увеличение числа компьютеров в организациях, и повышение компьютерной грамотности работников позволили за короткое время переходить на инновационные методы управления бизнесом с использованием электронного документооборота.

Также, вместе с СЭД есть и более широкое понятие — ERP (Enterprise Resource Planning System), или система планирования ресурсов предприятия (интегрированная система управления предприятием (ИСУП)). Современные ERP-системы создают условия выполнения всех основных функций бизнес-предприятий.

Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) созданы для интеграции данных и процессов организации в единый комплекс. С этой целью ERP-система использует большое количество аппаратных и программных компонентов.

Классические ERP-системы в отличие от СЭД относятся к категории «тяжёлых» программ, требующих продолжительной настройки, чтобы начать ими пользоваться. Так как ИСУП строятся по модульному принципу, заказчик чаще всего приобретает ограниченное количество модулей программы.

В процессе внедрения команда разработчиков в течение месяца, а зачастую, и нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей. Одним из этих компонентов на первом этапе внедрения всей системы является СЭД.

Развитие рынка СЭД в России началось позже, чем в развитых странах. В большинстве случаев это обусловлено поздним переходом к рыночной модели экономики. Но внедрение данных систем на предприятиях, с учетом роста объемов информации, оказалось актуальным решением.

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится порядка пятидесяти процентов от рынка СЭД, однако по количеству внедрений соотношение очевидно не в пользу иностранных разработок.

Вследствие высокой стоимости зарубежных программ, а также дорогой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются в большинстве случаев в крупных компаниях и государственных учреждениях, для которых цена продукта не является основополагающим критерием его выбора.

Предприятия малого и среднего бизнеса имеют склонность применять российские разработки из-за их гибкости и дешевизны, и предпосылок к изменению такой ситуации не наблюдается. Но и большие компании все чаще обращаются к отечественным системам.

С каждым годом отечественные продукты завоевывают все большую часть рынка, так как они становятся функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что наиболее важно, разрабатываются специально под российские реалии.

Лидерство рынка по объемам поставок ИСУП в денежном выражении занимает компания SAP, второе место занимает компания Oracle. Третье место отдают компании «1С».

  1. Однако «1С:Предприятие 8» стоит дешевле именитых западных аналогов, поэтому в денежном выражении их доля ниже, но по количеству внедрений и рабочих мест больше.
  2. Внедрение СЭД дает возможность существенно увеличить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в госучреждениях.
  3. Процесс внедрения СЭД включает в себя шесть этапов.
  4. Рассмотрим эти этапы.

1 этап. Анализ ситуации

Перед процессом внедрения СЭД на предприятии следует провести обследование, чтобы:

  • получить общую информацию об объекте внедрения СЭД;
  • определить цели внедрения;
  • определить общие ключевые требования к СЭД;
  • определить общее состояние организации документооборота и делопроизводства;
  • определить основных участников проекта (сформировать рабочую группу);
  • определить общий уровень сложности потенциального проекта;
  • оценить потребности по миграции данных и интеграции с другим ПО.

Далее необходимо провести информационное обследование, в ходе которого выявляются функциональные требования к СЭД.

Информационное обследование преследует цели, позволяющие:

  • изучить и точно описать подлежащие автоматизации бизнес-процессы;
  • разработать рекомендации по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
  • определить и описать модификации систем, интерфейсов;
  • разработать техническое задание.

2 этап. Аутентификация проблемы

Анализ текущей ситуации показывает, что цели внедрения СЭД на предприятии позволяют сделать систему главной управляющей программой бизнес-деятельности организации, а также оградят пользователей от рутинных задач, что приведет к повышению производительности и эффективности работы. Функционал программы позволяет:

  • повысить скорость и точность работы с клиентами;
  • автоматизировать обмен информацией между структурными подразделениями предприятия;
  • автоматизировать работу с контрагентами;
  • минимизировать вмешательство человека в задачи, требующие рутинных или сложных вычислений;
  • сделать удобным ведение учёта и получения отчётности.

В итоге это приводит к максимизации прибыли как основной цели ведения бизнеса.

3 этап. Определение критериев выбора средств программирования

Во многом построение системы управления организацией зависит от специфики её работы. Выбор средства проектирования системы или внедрение уже готовых продуктов автоматизации зависят от многих факторов, например организационно-правовой формы предприятия, вида ее деятельности и налогообложения, видов товаров и услуг, схемы ведения учёта, видов расчётов с покупателями и др.

Для данной фирмы эти параметры будут различны, и, вследствие этого, различными будут и подходы к решению проблемы разработки или выбора ПО.

Количество СЭД отличается разнообразием, но учитывая специфику фирмы, следует сделать вывод, что при наличии конкретного программного продукта с походящими параметрами для фирмы будет требоваться его значительная доработка.

Также актуальным станет вопрос цены продукта, возникнет необходимость обучения персонала и поиска специалистов для обслуживания. Следовательно, одним из наиболее верных вариантов решения проблемы является проектирование собственной системы, ориентированной на конкретное предприятие.

Именно поэтому так важно знать специфику компании, для которой создается система или производится выбор среди множества готовых продуктов.

4 этап. Разработка альтернатив

Зарубежные программные продукты зачастую оказываются нерентабельными для малого предприятия, так как данные системы громоздки и слишком дороги. Более того, доработка подобных систем может занять значительное время, потому что во многих системах не предусмотрены средства разработки продуктов, направленные на ведение бизнеса в Российской Федерации.

Для автоматизации функционирования существуют продукты, входящие в комплекс программ «1С:Предприятие 8». Больше всего распространены продукты от 1 С, предназначенные для автоматизации различных учетных задач (бухгалтерия, управление кадрами, склад и т.п.).

На рынке довольно много отраслевых решений на базе «1С:Предприятие 8», подходящих для автоматизации работы предприятия. Однако по мнению пользователей системы, «1С» не в полной мере отвечает требованиям бизнеса, сохраняя архитектуру построения от бухгалтерии.

Таким образом, использование данных продуктов с учётом необходимости значительных доработок, стоимости, а также поддержки, обновлений и обучения персонала может оказаться нерентабельным.

Внедрение и сопровождение в этом случае оказываются довольно затратными для компании малого масштаба. Поэтому снова чаша весов переносится к разработке собственного программного продукта.

5 этап. Выбор альтернативы

При проектировании собственной СЭД требуется выбрать средство разработки.

На сегодняшний день наиболее выгодной является технологическая платформа «1С:Предприятие 8». Технологически платформа «1С:Предприятие 8» состоит из:

  • ядра платформы, включающей среду исполнения и набор базовых функций и объектов;
  • встроенных библиотек проблемно-ориентированных объектов;
  • внешних библиотек спец. объектов, подключаемых на базе стандартных протоколов;
  • инструментальных средств разработки приложений.

Для определения целесообразности внедрения данной платформы существуют критерии, по которым можно выбрать конфигуратор «1С:Предприятие 8» как средство разработки.

В число этих критериев можно включить: возможность быстрой разработки приложений (RAD) и их адаптации; стандартизацию обучения и поддержки; максимальную стандартизацию модели проектирования и бизнес-логики прикладных решений; открытость; возможность постоянного развития и обновления прикладных решений; изоляцию разработчика приложений от технологических подробностей.

Таким образом, создание собственной программы является наиболее выгодным решением, так как разработка и использование готового продукта не требует большого штата работников, необходимости привлечения сторонних разработчиков, является приемлемым по расходам. В то время как использование стороннего продукта требует дополнительных расходов и доработок.

6 этап. Реализация проекта внедрения СЭД

На заключительном этапе происходит создание прикладного обеспечения СЭД, разработка новых функций системы на платформе «1С:Предприятие 8».

Реализация СЭД может быть произведена в несколько этапов:

  • разработка структуры базы данных СЭД;
  • разработка механизмов регистрации, визирования, исполнения и т.п.;
  • разработка экранных форм;
  • разработка тех. документации на систему.

Здесь реализуются требования, описанные на этапе информационного обследования.

Наиболее важным является факт выполнения работ по внедрению СЭД на территории предприятия, потому что происходит взаимодействие Разработчиков с Заказчиком, что влечет повышение эффективности доработки продукта и многие многие нюансы в работе конечных пользователей можно решить быстрее. Проблемы, с котрыми сталкиваются пользователи, могут быть оперативно решены.

В заключение следует отметить, что процесс внедрения СЭД, вне зависимости от сферы деятельности компании и численности ее персонала — тяжелый многоэтапный процесс, который необходимо осуществлять во всех организациях, так как данная система позволит систематизировать, облегчить и повысить эффективность работы всей организации.

Источник: https://lifehackfortraders.ru/predposylki-i-etapy-vnedreniya-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-v-sfere-malogo-i-srednego-biznesa/

Основные проблемы внедрения СЭД в организациях

Работа с документами – неотъемлемая часть делопроизводства любой фирмы. Система автоматизации документооборота (СЭД) помогает решить ряд проблем:

  • Низкая скорость обработки документов, задержки.
  • Потеря документов.
  • Высокие затраты времени и труда работников на каждый документ.
  • Затраты на бумагу, печатающие устройства и канцелярские принадлежности.

Проблемы при внедрении СЭД

Несмотря на преимущества систем автоматизации документооборота, существуют типичные проблемы внедрения СЭД. Если вы решили использовать подобный продукт, такие проблемы наверняка коснутся и вас.

  1. Организационные сложности. Возникают, когда нет чёткого понимания, зачем внедряется СЭД, когда персонал не заинтересован в том, чтобы использовать новые принципы работы или не очень их понимает.
  2. При отсутствии полного охвата (половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, половина нет) эффективность снижается в разы, потому что задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается.

  3. Экономические сложности. Покупка и настройка продукта подразумевают заметные затраты, особенно когда фирма попадает в “зависимость” от разработчика и вынуждена привлекать его для решения всех текущих проблем.
  4. Технические. В отдельных случаях приходится дополнительно тратиться на новое оборудование, серверы, решение технических задач, неотделимых от внедрения СЭД.

Отдельно стоит обратить пристальное внимание на умение и готовность персонала работать по новым принципам. Если внедряемый продукт слишком сложен и непривычен, не стоит ждать от него хорошего результата, особенно на первых порах.

Также клиенты Comindware зачастую озвучивают проблемы, связанные с постоянными изменениями требований бизнеса к системе документооборота: Одна из серьезнейших проблем, с которой мы столкнулись в ходе внедрения СЭД в нашей организации – это динамичность бизнес-требований. Тщательно продуманный, обсужденный, утвержденный и реализованный процесс дал сбой уже в первую неделю эксплуатации. Обнаружилось более двадцати различных “мелких” (с точки зрения бизнеса) нюансов, которые потребовали переделки процессов и правил. Благодаря гибкости платформы Comindware, все удалось реализовать поэтапно, без остановки рабочего процесса. Бизнес-требования продолжают поступать и уточняться, процесс подстраивается под них менее чем за сутки.

Многие проблемы документооборота типичны для большинства компаний, а вот как их решить, каждая организация решает сама.

Чем руководствоваться организации при внедрении электронного документооборота

  • Перечисленные проблемы СЭД – это те проблемы с документооборотом внутри предприятия, которые не решаются после внедрения данного продукта.
  • Всего существует два пути и две линейки решений, которые могут привести к желаемой цели, но отличаются друг от друга.
  1. Продукты СЭД. Это программные решения, разработанные специально для обработки документов. Их отличительными особенностями являются:
    1. “Заточенность” только на работе с документами.
    2. Присвоение каждому документу (созданному или входящему) уникального номера, что упрощает поиск и отслеживание.
    3. Создание новой версии документа после каждого этапа работы с ним (обработка, согласование, постановка подписи, изменение).

    Данный вариант практически исключает потери или ошибки, а также подтасовки или изъятие нужных документов из базы. Но предполагает внедрение подчас громоздкой системы, работать с которой сможет не каждый сотрудник.

    Главный родовой порок систем документооборота – невозможность работы с данными именно как с данными.

    Данные в СЭД (например, такие, как номенклатура, количество и цена в заказе) обычно существуют в виде текста в документе Word или PDF.

    Это значит, что интеграция с ERP или учетными системами практически невозможна. Отсюда двойной ввод и связанные с этим потери производительности, задержки, ошибки.

  2. Продукты BPMS (системы управления бизнес-процессами). Принципиальное отличие в том, что работа строится не вокруг документа, а вокруг процесса (покупка, продажа, заключение сделки). Документ в таком случае становится побочным продуктом: необходимым, но не определяющим.
Читайте также:  Обязательна ли письменная форма договора займа

Главный недостаток большинства BPMS является дороговизна создания и внедрения на конкретное предприятие (обычно это не “коробочные” продукты, а разработанные под заказчика), сложный интерфейс, включающий в себя множество функций, многие из которых нужны не каждому пользователю.

Выбрать СЭД или BPMS – непростой вопрос из-за разницы подходов систем этих типов к решению конкретных задач. Одним из наилучших решений в такой ситуации можно назвать интеграцию.

  1. Решение для управления электронным документооборотом от Comindware – это новый продукт, который показывает себя хорошо в тех случаях, когда внедрение СЭД в организации или использование стандартных BPMS не всегда дают хороший результат.
  2. В чём отличие решения Comindware?

Система имеет отличительные особенности хорошей СЭД:

  1. Достигается полный переход на электронный документооборот.
  2. Простое отслеживание поступивших документов, обработанных и требующих обработки, на хранении, архивных.
  3. Упрощение и ускорение входящей и исходящей корреспонденции. Это касается внутреннего документооборота и документации для контрагентов.

Чем руководствоваться организации при внедрении электронного документооборота

Заказать демо

При этом в полном объеме реализована функциональность BPMS, что позволяет:

  1. Подготавливать, согласовывать и утверждать нужные документы в рамках каждого бизнес-процесса.
  2. Подготавливать и проводить совещания.
  3. Создавать и отслеживать поручения для отдельных сотрудников.

Дополнительными преимуществами нашего продукта являются широкие возможности интеграции, доступность через браузер и с мобильных устройств, и возможность осуществлять сканирование и занесение в базу документов через камеру смартфона.

Решение на базе Comindware Business Application Platform удобна для сотрудников, не требует ни установки специального программного обеспечения на компьютерах сотрудников, ни дополнительного обучения. Внедрение такой СЭД для организации помогает со сравнительно небольшими затратами на покупку и настройку продукта добиться поставленных задач в короткие сроки.

  • Если вас интересуют экономичные и удобные решения, закажите демонстрацию Comindware Business Application Platform.
  • Заказать демо

Чем руководствоваться организации при внедрении электронного документооборота

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе Comindware Business Application Platform, специалист по партнёрским отношениям.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-document-workflow-system-implementation-issues/

Целесообразность внедрения электронного документооборота на предприятия и малый бизнес

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии.

Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста».

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии.

Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста».

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий.

По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования — оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота).

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом — практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени.

Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.[1]

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.[2]

Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к.

с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к.

приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.[3]

Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом.

Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения.

Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

Основные выводы:

  • Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально необходимо формализовать его цели;
  • Обязательно проводить стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся);
  • Необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся.
  • Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результата. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены — известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;
  • Можно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта;
  • Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и постараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;
  • Внедрение автоматизированной системы управления предприятием как ремонт — его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью предприятия.

Источник: https://novainfo.ru/article/10825

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector