Как оформить передачу дел при увольнении работника

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

Зачем нужна передача дел

Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.

Причинами данного мероприятия можно назвать такие:

• определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
• стимулировать выполнение работы на должном уровне;
• для бесперебойной работы производственного процесса;
• разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

• длительном отсутствии работника по болезни;
• невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
• расторжении трудового соглашения;
• отпускных днях;
• служебной командировке.

Статья 192 Трудового кодекса РФ «Дисциплинарные взыскания»

Законодательная база

• процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
• указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

Статья 277 Трудового кодекса РФ «Материальная ответственность руководителя организации»

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел

• главный бухгалтер;
• начальник подразделения;
• директор;
• инспектор отдела кадров;
• материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Особенности процедуры при смене директора

Читать так же:  Адрес массовой регистрации юридических лиц

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

• банковских;
• лицензионные;
• учредительные;
• подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

• ключ от сейфа и банковских ячеек;
• предметы техники;
• информацию о партнерах;
• штампы и печати;
• ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Особенности передачи полномочий главного бухгалтера

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

Образец акта приема-передачи дел при увольнении бухгалтера

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Если увольняется материально ответственное лицо

Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:

1. Создается приказ и комиссия;
2. Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
3. При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
4. Определяется сумма ущерба и взыскания.

В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:

1. Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
2. Передается ему имущество;
3. Оформляется расторжение контракта;
4. Заключается договор с кандидатом;
5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.

Общие понятия процесса

1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

Читать так же:  Кто подлежит обязательному аудиту в 2020 году

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

• журналы;
• кассовые и годовые книги;
• печати и ключи от сейфов;
• налоговая и уставная документация;
• бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

• табели учета рабочего времени;
• трудовые книжки;
• графики отпусков;
• распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

• проектные решения;
• чертежи;
• протоколы совещаний;
• акты на скрытые работы;
• планы;
• нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

• распоряжение о материальной ответственности;
• положение о порядке приема-передачи дел;
• порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

• наименование компании;
• дата проведения;
• регистрационный номер;
• замечания (если возникают);
• личные данные участвующих лиц;
• отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

• дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
• проведение подробного пересчета материалов;
• выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.

Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

• главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
• директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
• начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
• кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
• рядовые работники с материальной ответственностью.

Образец плана

Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.

Весь процесс состоит из таких шагов:

1. Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
2. Издание приказа о пересчете и его проведение;
3. Сравнение результатов с данными;
4. Передача дел новому коллеге;
5. Подписание акта;
6. Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.

Бланк выглядит так.

ООО «_____________»

г. ______________ «__» _________ 20__г.

Читать так же:  ​​Какую систему налогообложения выбрать ИП

• План передачи дел
• В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.
• Передаче подлежит следующее:

• _________________________________.
• _________________________________.
• _________________________________.
• _________________________________.
• _________________________________.

1. Срок передачи: до «__» ___________20__г.
2. Передачу оформить Актом приемки-передачи.

3. Директор _______________ ФИО

Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня. Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права. Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее.

Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.

Источник: https://zakonoved.su/peredacha-del-pri-uvolnenii-sotrudnika.html

Передача дел при увольнении сотрудника: порядок действий, обязан ли работник передавать имущество, дела, образец плана, положения и других документов

• Процедура по передаче дел является неизбежной при увольнении сотрудников всех рангов: от рядовых работников – до руководителей и кадровиков.
• К сожалению, эта процедура редко проходит мирно, без взаимных претензий и обид.
• В подобном конфликте бывают  задействованы две стороны:  лицо, что принимает дела, и лицо, которое их передаёт.
• Чаще всего, как показывает практика, сотрудники выражают недовольство не самим фактом передачи дел, а исключительно тем, как этот процесс организован.
• Как нужно действовать, каков план и порядок проведения процедуры, необходима ли разработка положения о передаче?

Обязан ли работник передавать дела?

Определимся с целью процедуры передачи дел. Цель заключается в том, что увольняющееся лицо, таким образом, ставит в известность  окружающих бывших коллег относительно состояния  рабочих дел на момент  своего увольнения.

Таким образом, сотрудник как бы осуществляет отчёт о работе и параллельно даёт свои небезосновательные рекомендации, поручения и задания лицу, назначенному в качестве своего преемника.

Сотрудник, покидающий руководящую должность, несущий материальную имущественную ответственность, передает своему приемнику:

• правовую базу;
• документальную базу;
• материальную базу.

Важно! По закону (ч.1, ст. № 192 ТК РФ), процедура по передаче дел не является обязательной.

1. Но в том случае, если имеется трудовое соглашение, предусматривающее данную процедуру, то её игнорирование расценивается как дисциплинарный проступок.
2. Большинство руководителей включают в трудовое соглашение  пункт, обязующий, в случае увольнения, осуществить передачу дел.
3. Но, следует признать во внимание, что данный пункт относится к покидающей компанию стороне и поэтому не имеет особого смысла.

Образец Плана

Российское законодательство не предусматривает процедуру под названием «Передача дел при увольнении».

Но работник, занимающий ответственную административную или материальную должность, должен всё же осуществить этот процесс. По переданным делам руководитель сможет судить об их состоянии.

Не забывайте! Обязательства сотрудников регулируются лишь условиями трудового соглашения (или трудовой инструкцией), согласно ст. ТК РФ.

Увольнительный процесс включает в себя следующие этапы:

1. Написание сотрудником заявления об увольнении.
2. Издание приказа от лица руководства относительно назначения проведения инвентаризации дел и имущество, выданного уходящему сотруднику.
3. Осуществление процесса инвентаризации.
4. Сравнение полученных по факту проверки результатов с изначальными данными.
5. Осуществление передачи дел либо уполномоченному лицу, либо новому сотруднику.
6. Одобрение и подписание акта приёма–передачи.
7. Окончательный расчёт с уходящим работником.

Для удобства может быть создан документальный вариант плана передачи дел, при этом в него можно включить:

Скачать образец плана передачи дел при увольнении сотрудника – word.

Нужно ли разработать Положение?

Ответ на этот вопрос однозначно положительный, несмотря на то, что процесс передачи дел – это, по сути, формальность, которой в компании следуют не всегда.

Но при этом имеется перечень ключевых должностей, в отношении увольнения которых требуется официальное распоряжение (приказ) и план передачи дел:

• Должность директора. У данного лица имеется самая широкая сфера ответственности: в его руках сосредоточены печати, документы, лицензии, множество контактов и договоров. При его увольнении нужен чёткий перечень передаваемых дел и бумаг. Поэтому необходим соответствующий приказ.
• Должность главного бухгалтера. Это основное материально ответственное лицо, отвечающее за сохранность всей отчётности и регистров. Поэтому, процесс передачи дел от одного главбуха – другому регламентирован в ч.4, гл. 4, ст. № 402 ФЗ РФ. Об увольнении главного бухгалтера читайте здесь.
• Должность кадровика. Это основное материально ответственное лицо за всю кадровую документацию. Поэтому процесс по передаче документов осуществляется через опись и составление акта приёма-передачи от уходящего кадрового сотрудника – новому.
• Должность начальника отдела. Данное лицо занимается широким кругом профессиональных вопросов и несёт личную ответственность за производство и подчинённых.
• Должность рядового сотрудника, несущего материальную ответственность. Такими сотрудниками являются кассиры, кладовщики и т.д.

Имейте в виду! При увольнении такого сотрудника, в компании издаётся приказ о передаче дел. Этот приказ, в не зависимости от должности, должен быть оформлен строго до дня расторжения трудового соглашения.

После расторжения, бывший сотрудник не обязан будет посещать своё прежнее место работы и тратить личное время на чужие дела.

В универсальном образце приказа о передаче дел должны содержаться:

• Дата и место составления.
• Основания для издания приказа.
• Указание должности, ФИО ответственных лиц.
• Прочие важные моменты.
• В конце – виза руководителя и печать.

Скачать образец приказа о передаче дел при уходе с работы – word.

Порядок процедуры при уходе директора

Увольнение руководителя – это поэтапная процедура, ключевой составляющей которой является передача дел новому руководству.

За правовую основу процедуры можно принять один документ – это Закон 1990 г. «О банках и банковской деятельности» № 395 – 1.

• Гендиректор (руководитель) компании – это лицо, несущее материальную ответственность.
• Поэтому перед осуществлением передачи дел следует сделать имущественную инвентаризацию.
• В 2019 году требуется составление акта приёмки–передачи.
• Содержание данного акта  имеет индивидуальный характер, так как он определяется особенностями передаваемых дел и масштабом деятельности компании.

Важно! Акт приёмки – передачи должен быть максимально детализирован.

По данному акту осуществляется ревизия передачи подлинников следующих документов:

• учредительной документации;
• банковской документации;
• документов, подтверждающих права компании на владение имуществом;
• лицензионный пакет и другая разрешительная документация.

Примите к сведению! В соответствии с проведённой описью, которая прикрепляется к акту приёмки – передачи, новый руководитель принимает из рук прежнего: штампы и печати, ключи от сейфов и ячеек банка, ценности компании, предметы техники и всю контактную информацию по партнёрам.

Процедура по составлению акта должна осуществляться специальной комиссией. В неё входят сотрудники компании, занимающие ответственные должности.

При расторжении договора с главным бухгалтером

Главный бухгалтер несёт колоссальную меру ответственности, поэтому закон регламентирует процесс передачи бухгалтерских дел от уходящего специалиста – к новому.

Начиная с 2011 года, согласно закону  ФЗ РФ «О бухгалтерском учёте» № 402, бухгалтер должен вести учёт и формировать всю финансовую отчётность.

При увольнении разумно предположить, что он детально осуществит передачу всех дел своему преемнику на основании акта приема-передачи. Но в 2019 году требовать этого от бухгалтера работодатель не имеет права.

Подробнее об увольнении главного бухгалтера читайте в этой статье.

Если увольняется МОЛ

Приказ руководства об увольнении материально ответственного сотрудника служит причиной для проведения ревизии. Процесс ревизии заключает в себе следующие действия:

• пересчёт всех ценностей, вверенных работнику (состояния, степени износа, цена с учётом амортизации);
• составление акта о передаче ценностей новому работнику.

Процедура передачи имущественных ценностей от предыдущего сотрудника – новому должна сопровождаться актом приёма – передачи. Акт визируется двумя сторонами:

• Уходящим сотрудником.
• Новым сотрудником.

Имейте в виду! После того, как будет завизирован акт, договор с предыдущим сотрудником о его материальной ответственности утрачивает всяческую силу, и ответственность переходит к новому специалисту.

Осуществить передачу ценного имущества следует в течение 14 дней – за время отработки. Держать и не отпускать сотрудника, желающего уволиться, даже при сохранении ему оклада, считается незаконным.

Подробнее об увольнении материально-ответственного лица и передаче имущества при этом читайте здесь.

Выводы

1. Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.
2. По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.

3. Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.

4. Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.

5. Что делать в нередкой  ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?

Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на  момент прихода нового работника.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/uvolnenie/vazhnoe/peredacha-del-pri-uv.html

Акт приема-передачи дел при увольнении: образец заполнения

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

• обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
• оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
• разделить зоны ответственности;
• стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

• причину и сроки выполнения приема-передачи;
• лицо, ответственное за процедуру;
• состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
• срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

1. Составление приказа.
2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
4. Передача.
5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

• регистрации приказа, изданного для передачи дел;
• полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
• проверки ведения учета;
• выполнения непосредствено передачи дел;
• составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

Акт.

В акте обязательно указывается:

• наименование компании;
• вид и название документа;
• дата и место составления;
• регистрационный номер;
• перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

• системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
• учета движения денежных потоков;
• учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
• учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
• отчетов, переданных в налоговую службу;
• расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
• состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Источник: https://zarabativaem.com/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii-obrazets/

Акт передачи дел при увольнении: порядок процедуры составление акта

Если в компании происходит «смена состава», т. е. один сотрудник увольняется, а на его место приходит новый, то бумаги должны быть переданы в установленном порядке. Это подразумевает не только устные объяснения и передачу документов, но и подписание необходимой документации.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел

Данный документ рекомендуется составлять в любом случае. Однако есть такие ситуации, когда он просто необходим. Например, работник увольняется, а нового по какой-либо причине еще не нашли.

Задерживать увольняющегося предприятие не имеет права. Может быть назначен компетентный сотрудник, который примет документацию, а в дальнейшем передаст их новичку.

Кроме этого, есть еще две причины, по которым составление такого акта обязательно.

1. Прекращение деятельности сотрудника, который участвует в управлении предприятием либо имеет доступ к финансовой, бухгалтерской или налоговой документации компании, к денежным документам, печатям, бланкам строгой отчетности и пр.
2. Увольнение материально-ответственного лица.

Акт нужно составлять в письменном виде. В нем должны стоять подписи обеих сторон, иначе при возникновении спорных ситуаций к уволившемуся работнику невозможно будет предъявить претензию.

Процесс передачи дел: пошаговая инструкция

Процедура несложная:

1. для начала процесса необходимо создать комиссию — издается приказ, где указываются председатель и ее члены;
2. работники, назначенные приказом, присутствуют при передаче дел;
3. после составления акта члены комиссии оценивают полноту и достоверность сведений, указанных в акте и в сопроводительных документах;
4. после утверждения акта он должен быть завизирован всеми членами комиссии, передающей и принимающей сторонами;
5. если дела передаются непосредственно новому сотруднику, то он должен ознакомиться с ними и поставить отметку об этом на акте.

  Как уведомить службу занятости при сокращении штата?

Все участники должны способствовать наиболее эффективному проведению процедуры передачи дел.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Для того чтобы максимально быстро и эффективно осуществить прием дел новым сотрудником, рекомендуется разработать локальные нормативные акты, в которых была бы описана данная процедура. К таким документам можно отнести:

• положение о порядке приема-передачи дел;
• положение о материальной ответственности;
• порядок проведения инвентаризации.

Возможно издание локальных распорядительных актов, которые содержат в себе регламентацию процессов документооборота на предприятии.

Может прилагаться опись, где отражается правильное ведение передаваемого ответственным лицом. Например, для денежных документов учитывается не только их наличие и состояние, но официальные бумаги предприятия, в которых указаны правила их приема, хранения и регистрации.

Что указывается в акте передачи

Единой формы акта передачи дел закон не устанавливает. Но есть перечень информации, которая должна в нем содержаться:

• дата составления;
• место, где происходит процедура;
• ФИО и должности сторон;
• в случае, когда в процессе приема возникают претензии, они в обязательном порядке должны быть отражены в документе;
• формулировки о том, что дела были переданы принимающей стороне согласно перечню;
• кроме подписей должны быть фразы «Дела передал» и «Дела принял».

Опись может быть составлена в виде таблицы, где в специальных графах указываются наименования дел согласно номенклатуре, временные периоды для каждой папки, количество папок в каждом деле.

Кроме того, в акте при необходимости указываются все недостачи и повреждения бланков строгой отчетности, ценных бумаг, денежных документов.

Подписывать акт должны не только принимающая и передающая стороны, но и все присутствующие.

Образец акта передачи дел при увольнении

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

Для ряда должностей существуют свои перечни документов, с которыми они связаны по роду деятельности. Следовательно, при передаче необходимо обратить внимание на наличие всех наименований.

Особенности передачи дел при смене директора

Когда на предприятии происходит смена руководителя, то новый директор должен принять от своего предшественника:

• учредительную документацию;
• первичку;
• в случае ведения деятельности, подлежащей лицензированию, — разрешительные документы и лицензии;
• доверенности;
• договора по основной деятельности, в том числе международные (при наличии).

• Если на момент увольнения прежнего руководителя новый еще не назначен, то принимать дела может заместитель либо специально назначенное с этой целью лицо из числа сотрудников предприятия.
• 
• При необходимости к акту могут быть приложены ксерокопии наиболее важных документов либо описи при большом количестве передаваемого.

Особенности передачи дел главного бухгалтера

Если на предприятии происходит смена бухгалтера, то передаче подлежат:

• первичные бухгалтерские документы;
• балансовые отчеты;
• статистические отчеты;
• налоговые декларации;
• журналы учета;
• годовая и промежуточная бухгалтерская отчетность;
• наличные деньги, чековые книжки, денежные документы;
• бухгалтерские реестры;
• уставные документы;
• ценные бумаги;
• штампы, печати, ключи от сейфов.

  Начальник мешает уволиться: что делать работнику

1. В этом списке могут включаться и другие документы, с которыми работает главный бухгалтер при выполнении своих обязанностей.
2. 
3. Точный список передаваемой документации индивидуален на каждом предприятии и зависит от вида и масштабов деятельности.

Законодательная база

Процесс передачи дел и составление акта регулируются следующими документами.

Источник: https://truddogovor.ru/kak-pravilno-peredat-dela-pri-uvolnenii/

Акт приема передачи дел при увольнении 2020: скачать образец передаточного акта

Принимая решение о расторжении трудовых отношений, сотруднику необходимо передать информацию о состоянии текущих дел своему преемнику. От степени организации данного процесса зависит успех мероприятия.

Передача дел по акту позволяет снять ответственность с сотрудника, вступающего в должность за действия своего предшественника. В статье разобраны особенности оформления акта приема-передачи дел, документов, а также материальных ценностей между ответственными лицами при увольнении.

Когда и для чего составляется передаточный акт?

Покидая рабочее место, специалист осуществляет отчет о собственной работе и одновременно дает рекомендации и наставления назначенному на его должность сотруднику.

Причинами для осуществления подобного процесса могут послужить:

• определение обязанностей вновь принятого сотрудника;
• стимулирование исполнение обязанностей на высоком уровне;
• бесперебойная работа отдела, производства;
• разделение области ответственности.

Кроме увольнения акт приема-передачи оформляется при длительном нахождении сотрудника на больничном, неисполнение должностных обязанностей в полной мере, отпуск.

В соответствии со ст. 192 ТК РФ (ч.1) прием и передача дел при увольнении — процесс необязательный. Если подобное действие необходимо руководству, то весь регламент необходимо изложить в Уставе компании.  Невыполнение сотрудником данного пункта будут расцениваться, как отказ от выполнения своих обязанностей.

Когда увольняется руководитель, кадровик, главный бухгалтер или материально-ответственный сотрудник, то акт приема-передачи составляется обязательно.

При отсутствии преемника у сотрудника все дела на временной основе передаются его коллеге или руководителю предприятия.

Когда появляется кандидат на вакантную должность, то его вводит в курс дел специалист, принявший дела ранее.

Как оформить для передачи дел и документов при увольнении главного бухгалтера?

Круг деятельности главного бухгалтера различается от других сотрудников:

• выполнение должностных обязанностей сопряжено с нормами ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»;
• находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия, который принимает окончательное решение о расторжении трудового контракта;
• испытательный срок при приеме на должность равен 6 месяцам (ч.5 ст.70 ТК РФ).

Перед составлением акта приема-передачи необходимо провести анализ бухгалтерской деятельности, инвентаризацию активов.

Вся материальная ответственность должна быть заранее закреплена в договоре или ином нормативном акте. Дела принимает другой специалист в области бухгалтерии, назначенный руководством.

В крупной организации у главного бухгалтера есть заместитель, что помогает значительно подстраховаться на случай внезапного ухода специалиста.

При передаче бумаг принимающей стороне особое внимание необходимо обратить на:

• кассовую и учетную документацию;
• итоги проведенной инвентаризации;
• невыполненные обязательства перед контрагентами.

Завершая процесс приема-передачи, оба бухгалтера, а также руководитель предприятия подписывают передаточный акт с указанием даты и перечня принятых документов, фиксируется реальное положение дел (задолженность по налогам, отсутствие необходимой документации).

Порядок увольнения главного бухгалтера.

Скачать образец

Как заполнить для приема-передачи трудовых книжек кадровика?

• Оформление акта приема-передачи всегда сопровождается сменой ответственного лица по делопроизводству.
• Порядок передачи трудовых книжек не определен в законе, но осуществление этой операции помогает систематизировать документооборот и зафиксировать комплектность бумаг на момент их передачи.
• Перед непосредственным оформлением акта можно собрать специальную комиссию, необходимо сверить наличие, содержание и хранение книжек.
• В акте о приеме-передаче указывается информация: реквизиты предприятия, дата и место проведенной ревизии трудовых книжек, состав комиссии, ФИО принимающей и передающей стороны, список передаваемых бумаг.
• В завершении все члены комиссии подписывают бланк с указанием результатов ревизии.

Скачать пример

Правила оформления для передачи МЦ материально-ответственного лица

Основными и наиболее важными активами предприятия являются материальные ценности. Организация контроля за ними — важная миссия любого юридического лица. Одним из видов проверки остатков является акт приема-передачи.

1. Необходимость смены материально-ответственного лица может возникать при увольнении, переводе на иную должность.
2. Процедура увольнения материально-ответственного лица.
3. Перед расторжением трудового контракта с данным специалистом следует создать комиссию, провести инвентаризацию имущества, а далее оформить акт.
4. Смена материально-ответственного лица подтверждается распоряжением руководителя.

Ревизия активов позволяет осуществить мониторинг их сохранности, выявляет и устраняет ошибки в деятельности ответственных сотрудников. Подведя итоги инвентаризации, составляется акт приема и передачи между новым и прежним МОЛ. Для этого можно применить типовой акт по форме ОП-18 или иной разработанный бланк.

• В документе обязательно отражается: название бланка и предприятия, дата заполнения, ФИО передающей и принимающей стороны, список ценностей, подлежащих приему-передаче с описанием точных характеристик, подписи членов комиссии
• На уровне законодательства передача дел при увольнении регламентируется актами:
• Если увольняющемуся работнику не найдена замена, все обязанности принимает другой сотрудник компании или руководитель компании.

Скачать образец

Источник: https://9trud.ru/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii/

Как эффективно организовать и правильно оформить передачу дел

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 7

КАК ЭФФЕКТИВНО ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ

Передача дел — процедура, которая сопровождает увольнение многих сотрудников, в том числе и кадровиков.

Правда, редко она проходит без возникновения претензий, нареканий, возмущений и даже конфликтов как со стороны самого увольняющегося работника, так и со стороны того, кто принимает эти дела.

В большинстве случаев работники недовольны не самой передачей дел, а тем, как она организована. Как же упорядочить подобные мероприятия и наиболее эффективно их организовать? Как грамотно оформить распорядительные документы? Ответы на эти вопросы — в статье.

Каким целям служит передача дел?

То есть работник тем самым не только отчитывается о выполненной работе, но и дает различные рекомендации о порядке выполнения работы, поручений, заданий тем лицам, которые будут являться его преемниками.

Дело в том, что должностная инструкция, по сути, содержит только перечень должностных (служебных) обязанностей специалиста. Но в этом документе мы не найдем ценных рекомендаций о способе, методах, условиях, последовательности выполнения этих обязанностей.

Между тем именно эта информация в большинстве случаев является наиболее важным фактором успешности работы специалиста на данном участке. Ведь одну и ту же работу можно выполнять по-разному, у каждого специалиста свой «стиль» работы.

Однако вполне возможно, что при определенной специфике деятельности организации должны применяться определенные методы, учитываться особенности, о которых, как правило, не пишут в должностных инструкциях. Поэтому в передаче дел должен быть заинтересован не только работодатель, но и тот специалист, который в ближайшем будущем будет выполнять эти функции.

Таким образом, важным является вопрос о том, кого будет информировать увольняющийся работник. Если к моменту увольнения отобрана кандидатура нового специалиста, то дела будет принимать он.

Если же вплоть до последнего дня работы кадровая служба не сумела подобрать преемника, то имеет смысл увольняющемуся работнику рассказать о своей работе и передать дела коллеге, который будет временно выполнять этот дополнительный объем работ, либо руководителю структурного подразделения.

Важно заметить, что обязанности увольняющегося специалиста могут быть распределены временно или даже постоянно между несколькими его коллегами.

Однако передача дел заключается не только в информировании о способах и методах выполнения работы, но и в том, чтобы к моменту выхода на работу нового специалиста никакие материалы, документы, рабочие проекты и т. д. не были утрачены.

Так, например, при увольнении секретаря целесообразно проверить состояние дел по учету и хранению документации, при увольнении кадровика — наличие и количество трудовых книжек, при увольнении бухгалтера — провести аудит бухгалтерского учета и отчетности и т. д.

Надо заметить, что обязанность увольняющегося работника передавать дела и составлять отчеты о проделанной работе трудовым законодательством РФ не установлена.

Вот почему крайне важно все вопросы, связанные с данной процедурой увольнения, регламентировать локальными нормативными актами и конкретизировать распорядительными документами.

В таком случае у работодателя будет иметься реальная возможность указать работнику на то, что такой порядок установлен при увольнении каждого сотрудника и он обязан его придерживаться.

К локальным нормативным актам в данном случае можно отнести положение о материально ответственных лицах, положение о порядке приема-передачи дел, инструкцию о порядке проведения инвентаризации и др. Что же касается издания распорядительных документов, то ими целесообразно решать оперативные вопросы, конкретизировать те или иные положения локальных нормативных актов общего характера.

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-effektivno-organizovat-i-pravilno-oformit-peredachu-del

Составление приказа и акта о передаче дел и материальных ценностей при увольнении работника, оформление документов

Материальная ответственность не переходит на работника автоматически при его вступлении в должность. Она передается при помощи специальных документов: приказа и акта.

Ниже рассмотрим случаи перехода ответственности при смене работников в должности, получение сотрудником имущества работодателя, составление приказа и акта о передаче дел и материальных ценностей при увольнении работника, оформление документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-18. Это быстро и бесплатно!

Показать содержание

Случаи перехода ответственности при смене работников в должности

Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.

Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями. Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:

• Директор.
• Главный бухгалтер.
• Работник отдела кадров.
• Начальник отдела.
• Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).

Поводом для смены материально ответственного лица может быть:

1. Увольнение.
2. Уход на длительный больничный.
3. Отъезд в командировку или уход в отпуск.
4. Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.

Распоряжение передать материалы нанимателя

Данные, которые содержит документ:

1. Наименование организации.
2. Номер и дата составления.
3. ФИО и должности сторон процедуры.
4. Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
5. Дата, когда будет происходить процедура.
6. Перечень ценностей, которые будут передаваться.
7. Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
8. ФИО ответственного лица.

Документ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже если увольняется именно он. Также должны присутствовать подписи лиц, упомянутых в приказе. Подписи являются подтверждением того, что сотрудники с ним ознакомлены.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.

Информация, которая содержится в приказе:

1. Данные об организации.
2. Номер и дата составления.
3. ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
4. Причина и сроки выполнения приема-передачи.
5. Перечень дел, которые будут передаваться.
6. Состав комиссии и данные о ее председателе.
7. Срок вступления в силу.
8. Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
9. Лицо, ответственное за процедуру.

Приказ о приеме дел в связи с увольнением подписывается генеральным директором. Лица, упомянутые в приказе, также должны поставить свои подписи.

Акт о приеме работником документов

Данные, которые указываются в документе:

1. Дата и место составления.
2. Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
3. Наименование организации.
4. ФИО и должности сторон процедуры.
5. Список передаваемых дел.
6. Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
7. Данные о свидетелях процесса.

Акт приема-передачи дел подписывают стороны передачи и члены комиссии. Потом он утверждается руководителем фирмы.

Получение сотрудником имущества работодателя

Акт передачи материальных ценностей другому лицу – документ, необходимый для фактического подтверждения процесса передачи товарно-материальных ценностей под ответственное хранение.

Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.

Сведения, которые указываются в акте:

1. Дата и место составления.
2. Номер приказа, на основании которого происходит процедура.
3. Сведения об организации.
4. ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
5. Перечень передаваемых ценностей.
6. Обнаруженная недостача (если она имеется). Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.
7. Сведения о свидетелях процесса.

Акт подписывается сторонами процедуры и свидетелями. Далее он утверждается руководителем. Приказ и акт о передаче дел и материальных ценностей – документы, позволяющие разграничить ответственность старого и нового сотрудников.

Источник: https://urexpert.online/trudovoe-pravo/uvolnenie-s-raboty/protsedura/oformlenie-dokumentov/akt-o-prieme-mat-tsennostej.html